Apostilla vs. Legalización: qué es cada una y cuándo se usa

Si necesitas usar un documento en otro país —para un trámite migratorio, académico o legal— seguramente ya escuchaste dos palabras que suelen generar confusión: apostilla y legalización.

Aunque ambos procesos sirven para validar documentos en el exterior, no son lo mismo y elegir el incorrecto puede retrasar o invalidar tu trámite.

Aquí te explicamos de forma sencilla qué significa cada uno, cómo funcionan y cuál debes usar según tu caso.

¿Qué es la apostilla?
La apostilla es un certificado que autentica la validez de un documento público para que pueda ser usado en cualquiera de los países que forman parte del Convenio de La Haya.

En otras palabras: si el país que emitió el documento y el país donde lo vas a presentar pertenecen a este convenio, solo necesitas apostilla. Nada más.

Documentos que normalmente se apostillan

• Registros civiles (nacimiento, matrimonio, defunción)
• Diplomas y certificados académicos
• Documentos notariales
• Certificaciones laborales
• Antecedentes judiciales
• Poderes

Ejemplo práctico
Un ciudadano estadounidense quiere presentar en Colombia su certificado de antecedentes: debe apostillarlo en EE. UU., y automáticamente tendrá validez en Colombia.

¿Qué es la legalización?
La legalización es el proceso que se usa cuando uno de los dos países NO pertenece al Convenio de La Haya.
Este trámite es más largo y tiene más pasos, porque intervienen varias autoridades.

Un documento debe ser validado por:

• Una autoridad del país donde se emitió
• El Ministerio de Relaciones Exteriores de ese país
• El consulado del país donde será presentado

Ejemplo práctico
Una persona con documentos emitidos en Cuba (país fuera del Convenio de La Haya) que necesita usarlos en Colombia debe realizar legalización, no apostilla.

Diferencias clave entre apostilla y legalización

Cómo saber cuál necesitas

Hazte esta única pregunta:

¿El país donde se emitió el documento y el país donde lo vas a usar son parte del Convenio de La Haya?

• Sí → Apostilla
• No → Legalización

Además, si el documento está en un idioma diferente al español, recuerda que puede requerir traducción oficial antes o después del proceso.

Casos frecuentes según nacionalidad

• Documentos de Estados Unidos para usar en Colombia
  Apostilla
  
  
• Documentos de Venezuela para usar en Colombia
  Apostilla
  
  
• Documentos de Canadá
  Desde 2024, Canadá adoptó la apostilla, pero algunas instituciones pueden solicitar validaciones adicionales.
  
  
• Documentos de Cuba, Emiratos Árabes, China (en algunos casos)
  Legalización obligatoria

¿No estás seguro de qué procedimiento aplicar?
No te preocupes. Muchas personas se equivocan porque la información en internet suele ser confusa o contradictoria.

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